¿Qué es una auditoría ISO?

Lo que comúnmente se conoce como auditoría ISO no es tal cosa. Se trata más bien de una auditoría de un sistema de gestión que cumple una norma ISO y que llevará a cabo el personal de la empresa si se trata de una auditoría interna o un organismo de certificación externo, como DNV, si se trata de una auditoría externa.  No obstante, es una parte esencial del cumplimiento y mantenimiento de la certificación ISO.

Auditoría ISO: significado y definición

En la actualidad existe una amplia gama de normas ISO de sistemas de gestión que abarcan asuntos tan diversos como la calidad, la seguridad de la información, el medio ambiente, la salud y la seguridad en el trabajo y muchos más. A menudo se hace referencia a ellas mediante los números de norma ISO correspondientes, como ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO 14001 y ISO 45001 respectivamente.

Una auditoría ISO es un proceso sistemático para obtener pruebas de auditoría y evaluarlas objetivamente para determinar hasta qué punto se cumplen los criterios de auditoría. Es una parte esencial del sistema de gestión de una organización que ayuda a evaluar la eficacia de la aplicación de sus normas ISO y a identificar áreas de mejora.

¿Por qué es importante una auditoría ISO?

Decidir implantar un sistema de gestión conforme a una norma ISO y obtener la certificación es normalmente una acción voluntaria de una empresa. Sin embargo, en algunos casos puede ser para cumplir una normativa local o nacional. Más a menudo puede considerarse como una «licencia para comerciar» porque los socios de la cadena de suministro, los clientes y otras partes interesadas exigen pruebas de que la organización emplea las mejores prácticas y se compromete a mejorar continuamente su rendimiento en áreas como productos y servicios, medio ambiente y seguridad de la información. También puede ayudar en el ámbito de la sostenibilidad, como el cumplimiento de los principios ESG y los ODS pertinentes. 

Las auditorías ISO son una parte esencial del proceso porque están diseñadas para supervisar y garantizar que los procesos de la organización se ajustan a las normas ISO definidas y verificar que el sistema es eficaz y eficiente. Además, las auditorías identificarán riesgos y no conformidades y ofrecerán oportunidades para mejorar continuamente el sistema.

Tipos de auditoría ISO

Existen dos tipos principales de auditorías ISO:

Auditorías internas

Las auditorías internas son también conocidas como auditorías de primera parte, son realizadas por los propios auditores internos capacitados de la organización para la autoevaluación y mejora. 
Todas las normas ISO de sistemas de gestión exigen que las organizaciones realicen auditorías internas. En resumen, el requisito es que una organización tiene que planificar, establecer, aplicar y mantener (un) programa(s) de auditoría, incluyendo la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación y presentación de informes. Las auditorías internas son una importante herramienta de gestión para controlar el rendimiento e identificar oportunidades de mejora.

La ISO 19011 ofrece orientaciones útiles para el proceso de auditoría.

La primera auditoría interna suele tener lugar en una fase temprana de establecimiento e implantación. Un ciclo de auditorías internas es también un requisito previo antes de proceder a una auditoría de certificación. 

Puede ser aconsejable realizar una evaluación preliminar de la implantación del sistema de gestión de una organización por parte de un organismo de certificación/registrador. El propósito es identificar áreas de no conformidad o debilidades y permitir la corrección de esas áreas antes de comenzar el proceso de certificación acreditada.

Auditorías de certificación

Las auditorías de certificación (o «externas») son realizadas por un organismo de certificación externo para verificar que el sistema de gestión cumple los requisitos de una norma ISO específica. Si la auditoría de certificación tiene éxito, el sistema de gestión recibe un certificado que demuestra a las partes interesadas que el sistema ha sido considerado eficaz de forma independiente.

Las auditorías pueden llevar mucho tiempo y ser costosas, por lo que cuando una organización ha adoptado varios sistemas de gestión merece la pena plantearse una auditoría integrada del sistema de gestión. La mayoría de las normas ISO de sistemas de gestión adoptadas habitualmente utilizan una estructura armonizada, términos comunes y los mismos requisitos básicos. Esto mejora la facilidad de uso y ayuda a una organización a combinar algunos o todos sus sistemas de gestión en un sistema integrado.

Errores que hay que evitar en las auditorías ISO

Implantar sistemas de gestión normalizados en una organización se considera la forma moderna de hacer negocios, pero para algunas empresas puede suponer un gran paso. La mala calidad de las auditorías es, en la mayoría de los casos, una combinación de falta de planificación y preparación, comunicación e implicación insuficientes del personal pertinente y documentación y mantenimiento de registros inadecuados. Una vez realizada la auditoría, otro factor que hay que evitar es la falta de seguimiento de las no conformidades y acciones correctivas identificadas.
La competencia de un auditor o de un equipo de auditores es un factor importante para garantizar una auditoría eficaz y fructífera. Al desarrollar el programa de auditoría, una organización debe asegurarse de asignar auditores con la formación y competencia pertinentes para el área auditada.  Lo ideal es que los miembros del equipo auditor hayan asistido a un curso de auditor interno impartido por el organismo certificador u otro proveedor de formación. DNV ofrece formación para auditores internos principales y miembros del equipo de auditores.

Un equipo formado ayudará a evitar la mayoría de los errores comunes que pueden producirse antes, durante y después de una auditoría. No debe pasarse por alto la importancia de la calidad y competencia del auditor. Una auditoría reunirá a personas de diferentes niveles de antigüedad y en algunos casos la auditoría puede ser vista por algunos como una intrusión o un cuestionamiento de sus capacidades y métodos. Es importante que el equipo auditor sea capaz de hacer frente a estas situaciones. 

Al comprender el significado, la importancia, las normas, los tipos y los escollos habituales de las auditorías ISO, las organizaciones pueden prepararse mejor para estas evaluaciones y beneficiarse de ellas, lo que en última instancia redundará en una mejora de la calidad y el rendimiento.